千葉県我孫子市ではファイリングシステムを変更して業務の効率を高めています。
文書のファイリングシステムは
ア、文書を私物化しないで組織体のものとし
イ、文書をとっておくだけでなく、廃棄するシステムをつくり、結果として
ウ、文書を即座に利用できるようにするための仕組みです。
行政組織においては大量の書類を扱いますのでその書類を適切に管理することは業務の効率化を図る上で極めて重要です。
我孫子市では上位概念から下位に分類するワリツケ式を改め現実の文書を下から上に分類していくツミアゲ式を採りました。
また、簿冊でファイリングする方式からフォルダー方式に改めました。
これにより、文書をすばやく分類しまた容易に廃棄していくことができます。
ファイリングシステムの変更時には職員から従来のやり方を変えることについて激しい抵抗がありましたが導入から約20年となりずいぶん職員の間にも定着したようです。
目的の文書を直ぐに探せるようになった。文書を私物化しないで組織として管理できるようになった。机の上の書類の山がなくなり執務環境が改善した、等の職員からの反応がある様です。
文書検索についてはファイリングが機能していない場合職員1人当たり20分の無駄な時間を費やしている、との文書管理のコンサルタントによる指摘もあるそうです。
我孫子市ではコンサルタントを導入して上記のようなファイリングシステムを実現しました。
豊中市における文書管理方法についても従前どおりで良いのか検討する必要があります。
